Momenteel zijn wij gestopt met Jály Online en nemen geen nieuwe opdrachten meer aan. Meer weten?

Hoe je website een rol kan spelen in het automatiseren van je werkprocessen

Geschreven door: Emmely

2 februari 2023

Je website is een belangrijke bron waar veel van de informatie over jou en je bedrijf samenkomt. Maar je website is niet alleen de plek om je doelgroep van informatie te voorzien. Het is een digitaal systeem die je voor je kan laten werken en kan laten aansluiten op andere digitale systemen waarmee je werkt. Zie je website als een stekkerdoos waar alle stekkers in samenkomen.

Maar hoe dan?

Weet je nog niet zo goed hoe je website kan bijdragen aan meer automatisering binnen je werkprocessen? In deze blog delen we 5 voorbeelden hoe je website een rol kan spelen in het automatiseren van je werkprocessen: 

01 Kennismakingen inplannen

Op je website laat je zien wie je bent, wat je doet en hoe je mensen kunt helpen. Je toont hierop je diensten, producten of geeft een indruk hoe je anderen helpt binnen jouw vakgebied. Jouw website is een belangrijke factor voor je ideale klant om te oriënteren en bepalen of ze met jou aan de slag willen. Misschien ben je wel een coach en willen ze weten of jij de juiste match bent. Of wellicht ben je een boekhouder en zoeken ze hulp bij hun financiën. Wat je ook biedt, voor veel mensen is een persoonlijke klik in combinatie met een aantrekkelijk aanbod een belangrijke doorslag om samen te werken. Hoe fijn is het dan dat je de mogelijkheid biedt een kennismaking in te plannen via je website? En al helemaal fijn als deze direct verbonden is met jouw agenda.

Maak bijvoorbeeld gebruik van Calendly en creëer een agenda met beschikbare dagen, tijden en een aantal vragen die ze alvast kunnen beantwoorden. Dit zodat je niet blanco de kennismaking in gaat en je meteen meer leert over de behoefte van je potentiële klant. Je kunt zelfs voor en na je kennismaking een kwartier in je agenda laten blokkeren zodat je je kunt voorbereiden en naderhand tijd hebt een voorstel op te sturen. Je krijgt automatisch een mail dat er een kennismaking is ingepland en deze staat ook direct in je gekoppelde agenda met bijbehorende videolink klaar. Wel zo makkelijk!

02 Formulieren

Je kunt formulieren op je website inzetten voor verschillende doeleinden. Bijvoorbeeld door voor bepaalde diensten formulieren te creëren die je ideale klant kan gebruiken om een offerte op te vragen. Dit is handig als je diensten op maat aanbiedt. Een offerte-aanvraag is voor jou en je ideale klant een goede start om eerst de praktische zaken op orde te krijgen voordat er wordt gekeken of er een persoonlijke klik is.


Je kunt formulieren ook inzetten om berekeningen te maken en op basis daarvan persoonlijk advies te geven. Zo hebben wij voor Fit Met Lotte een formulier gecreëerd zodat haar volgers hun caloriebehoeften kunnen uitrekenen. We hebben hiervoor gebruik gemaakt van Gravity Forms en deze gekoppeld aan haar mailsysteem. Gravity Forms biedt veel mogelijkheden en geeft nog meer ideeën voor hoe je formulieren voor je business kunt inzetten.

03 Shop automatiseren

Bij het creëren van een webshop denk je al gauw aan het verkopen van producten. Hoewel jij misschien een webshop eigenaar bent is het creëren van een shop voor dienstverleners ook interessant. Deze manier zie je steeds meer voorbij komen bij diverse ondernemers. Eigenlijk kun je een shop als een uitbreiding van je website zien. Het is een systeem die ervoor zorgt dat er diensten en/of producten op jouw website gekocht kunnen worden. Zo kun je een shop inzetten om jouw diensten, tickets voor events of online producten te verkopen. De toevoeging van een shop aan je website biedt veel voor je business. Als je deze stap maakt is het wel zo fijn om processen zoveel mogelijk te automatiseren. Waar wij vooral enthousiast over zijn:

Het koppelen van je shop aan je mailsysteem 

Je kunt namelijk met e-mail automatisering een ideale klantreis creëeren. Zo kun je ervoor zorgen dat er per product een tag aangemaakt wordt en deze aan een persoon wordt gekoppeld. Dus stel jij hebt een webshop en verkoopt verzorgingsproducten. Iemand heeft op jouw webshop een shampoo aangeschaft voor kroeshaar. Je kunt hier in je e-mail automatisering rekening mee houden door ze na de aanschaf van dit product tips te mailen over het verzorgen van kroeshaar. Dit is mogelijk door een koppeling die ervoor zorgt dat jouw klanten automatisch in je mail systeem worden gezet met een specifieke tag. Vervolgens gebruik je deze tag als trigger om de ‘mailflow’ te activeren.

Het automatiseren van het betalingsproces bij online producten 

Wanneer je online producten verkoopt kun je gemakkelijk het proces automatiseren door ze na betaling direct toegang te geven. Denk aan een online leeromgeving, een e-book of templates die ze kunnen downloaden. Jij hoeft hierdoor geen bestelling meer te verwerken omdat de betaling automatisch verloopt en je doelgroep direct toegang heeft. Voor je online producten kunt je ook je e-mail flow zo inrichten dat je ideale klant volledig van alle informatie is voorzien en jij hiervoor minder handmatig hoeft te doen. Lees hier meer over bij punt 04.

04 mail automatisering

Het inzetten van e-mail automatisering zorgt ervoor dat je informatie van je business wordt gestroomlijnd op basis van de specifieke behoefte van je doelgroep. Je kunt namelijk op diverse plekken op je website je mailsysteem koppelen aan je website. Zoals je in de vorige punten al had gelezen kun je je mailsysteem koppelen aan je shop en de contacten van je shop inladen en voorzien van een bepaalde tag. Dit geldt niet alleen voor je shop maar ook voor al je formulieren op je website, van een normaal contactformulier tot aan een offerte aanvraag.

Je kunt e-mail automatisering inzetten voor diverse doeleinden. Het is een goede marketing tool om je diverse doelgroepen mee te dienen. Je kunt voor iedere tag namelijk een aparte ‘flow’ creëren. Laten we even een voorbeeld nemen. Je bent yogadocent en biedt zowel fysieke als online lessen. Je richt je niet alleen op individuen maar je werkt ook graag voor bedrijven omdat je gelooft wat yoga te bieden heeft voor mensen die op kantoor werken. We gaan er voor dit voorbeeld even vanuit dat je in jouw diensten aansluit op deze diverse behoeftes. 

Je kunt vanuit diverse ingangen koppelingen aan je mailsysteem maken en ervoor zorgen dat deze goed worden getagd. Zo wil je er bijvoorbeeld voor zorgen dat je doelgroepen worden ingedeeld in de volgende groepen:

  • Individuen die geïnteresseerd zijn in yogalessen in jouw studio
  • Individuen die geïnteresseerd zijn in online yogalessen 
  • Bedrijven die geïnteresseerd zijn in eenmalige workshops
  • Bedrijven die geïnteresseerd zijn in een abonnement voor hun medewerkers

Je hebt diverse landingspagina’s gecreëerd voor deze verschillende behoeftes en diensten en zij kunnen zich onder andere via deze pagina’s aanmelden. In jouw mailsysteem heb je 4 groepen met ieder een eigen ‘mail flow’ zodat je iedere doelgroep van de juiste informatie voorziet. Zo heb je bijvoorbeeld voor degene die geïnteresseerd zijn in fysieke yogalessen een mail flow klaar staan met informatie die aansluit op deze behoefte. In onderstaande flow geef ik een voorbeeld hoe je met je mails kan inspelen op zowel de behoefte als de fase waar de doelgroep zich in bevindt.

De flow kan er als volgt uit zien:

  • Trigger = iemand heeft zich aangemeld voor een gratis proefles
  • Direct na het aanmelden: Mail 01 = Bevestiging + praktische informatie op een rij 
  • Vlak voor de yogales: Mail 02 = Herinnering + tips om mee te nemen 
  • Vlak na de yogales: Mail 03 = Bedankt dat je er was + plan je volgende les in 
  • 2 weken later na geen activiteit: Mail 04 = Wil je nog een les volgen of wil je een online les proberen?

Zo kun je voor iedere behoefte een unieke mailflow creëren. Ze worden automatisch aan de groep toegevoegd door de juiste koppelingen, je creëert de mailflow 1x en vervolgens wordt deze geactiveerd door een trigger.

05 nieuwsbrief inschrijven

Eentje die wellicht voor zichzelf spreekt als je een nieuwsbrief hebt maar toch benoem ik hem nog even. Namelijk een ‘e-mail optin’ module zodat mensen zich kunnen inschrijven voor je nieuwsbrief en automatisch op je lijst komen. Het is fijn om door de tijd heen je maillijst automatisch te laten groeien door het beschikbaar stellen van deze mogelijkheid. In je communicatie kun je uiteraard eens in de zoveel tijd inspelen op de interactie ‘schrijf je in voor de nieuwsbrief’. Dit kun je doen door bijvoorbeeld het volgende te communiceren:

  • Deze exclusieve tips wil je niet missen en deel ik in mijn volgende nieuwsbrief
  • Bij het inschrijven voor de nieuwsbrief ontvang je een gratis meditatie (of wat voor jouw bedrijf relevant is)
  • Ben jij al ingeschreven voor mijn nieuwsbrief? In mijn nieuwsbrief deel ik elke maand mijn business struggles en exclusieve tips 

Zo kun je periodiek inspelen en gebruik maken van de inschrijfmodule zodat je de groei van je maillijst verder stimuleert.

Conclusie

Je website biedt dus veel mogelijkheden om te helpen bij het automatiseren van je werkprocessen. Het is een plek waar veel koppelingen samen komen en het startpunt waaruit andere processen voortvloeien. Ik hoop dat je door deze blog een beter beeld hebt van hoe jouw website kan bijdragen en je voor jezelf ideeën hebt opgedaan zodat je weer kan doorontwikkelen met je website maar ook je business.